Όροι χρήσης

και προστασία Προσωπικών Δεδομένων

Γενικοί όροι χρήσης κτηριακών εγκαταστάσεων & συνεργασίας με το Ίδρυμα Ευγενίδου.

Οι ενδιαφερόμενοι, οι οποίοι επιθυμούν να διοργανώσουν Συνέδριο/ Εκδήλωση / Σεμινάριο στους χώρους του Ιδρύματος Ευγενίδου, θα πρέπει να γνωρίζουν ότι:

To Ίδρυμα Ευγενίδου παραχωρεί, έναντι αμοιβής, τους χώρους του, μαζί με τον εξοπλισμό τους: Αμφιθέατρο, Αίθουσα Διαλέξεων, Αίθουσα Συναντήσεων, Περιστύλιο 1^ου ορόφου, Περιστύλιο 2^ου ορόφου, Αίθουσα Τελετών και Πλανητάριο (αποκλειστικά για προβολή του προκαθορισμένου προγράμματός του). Όλοι οι προαναφερθέντες χώροι ανήκουν κατ’ αποκλειστική κυριότητα, νομή και κατοχή στο ΙΕ.
Την επικοινωνία με τον Διοργανωτή και την παρακολούθηση των εργασιών προετοιμασίας, αναλαμβάνει συγκεκριμένος συνεργάτης από την αρμόδια Ομάδα εργασίας/ δραστηριότητας Συνεδρίων και Εκδηλώσεων του ΙΕ.
Στις αίθουσες και τους χώρους που διατίθενται για σεμινάρια/ εκδηλώσεις/ συνέδρια μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνον ο εξοπλισμός του ΙΕ. Κατ’ εξαίρεση σε περίπτωση συμπλήρωσης επιπρόσθετου τεχνικού εξοπλισμού από τον Διοργανωτή την ευθύνη και την λειτουργία του έχει ο ίδιος ο Διοργανωτής.
Το Ίδρυμα Ευγενίδου διαθέτει καμπίνες και δέκτες μετάφρασης. Για την χρήση των εν λόγω δεκτών από τον Διοργανωτή για τους συνέδρους του, ο Διοργανωτής έχει πλήρη ευθύνη αυτών και οφείλει να αναρτά τους όρους χρήσης των δεκτών μετάφρασης στην Γραμματεία του συνεδρίου. Σε περίπτωση απώλειας δεκτών μετάφρασης κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, ο Διοργανωτής οφείλει να καταβάλλει στο Ίδρυμα Ευγενίδου ως αποζημίωση για την απώλεια το ποσό των είκοσι (20€) για κάθε δέκτη.
Υπεύθυνο για την τεχνική κάλυψη που παρέχεται στους συνεδριακούς χώρους είναι μόνον το τεχνικό προσωπικό του ΙΕ.
Ο εκάστοτε ενδιαφερόμενος που επιθυμεί να διοργανώσει συνέδριο / εκδήλωση / συνέδριο στους χώρους του ΙΕ, θα πρέπει να υποβάλει προς έγκριση στο Ίδρυμα το σχέδιο διαμόρφωσης του εκθετηρίου χώρου (σχέδιο εκθετηρίων / περιπτέρων / εκθεμάτων).
Σε περίπτωση ματαίωσης του σεμιναρίου / εκδήλωσης / συνεδρίου σε χρονική απόσταση μεγαλύτερη του διμήνου από την ημερομηνία της εκδήλωσης, καταβάλλεται το 15% της συνολικής χρέωσης. Εάν η Εκδήλωση-Συνέδριο ματαιωθεί σε απόσταση μικρότερη του διμήνου από την ημερομηνία της εκδήλωσης αλλά μεγαλύτερη των 15 ημερών, επιβαρύνεται με το 30% της συνολικής χρέωσης. Αν η ματαίωση συμβεί σε χρόνο μικρότερο του δεκαπενθημέρου, ο διοργανωτής επιβαρύνεται με το σύνολο των μέχρι τότε καταβολών.
Ο Διοργανωτής οφείλει να ενημερώνει το ΙΕ και να έχει τη σύμφωνη γνώμη αυτού σχετικά με το περιεχόμενο των προς έκθεση αντικειμένων ή θεαμάτων που παρουσιάζει στο ΙΕ. Η προαναφερόμενη σύμφωνη γνώμη του ΙΕ δεν συνεπάγεται την υιοθέτηση/αναγνώριση του περιεχομένου των εκάστοτε παρουσιάσεων, παραστάσεων, εκθέσεων και λοιπών εκδηλώσεων που πραγματοποιεί ο εκάστοτε διοργανωτής σε αυτό. Το ΙΕ διατηρεί το δικαίωμα να προβεί στην άμεση απομάκρυνση των εκθεμάτων ή στην άμεση διακοπή των παραστάσεων.
Το ΙΕ διατηρεί το δικαίωμα να αρνηθεί την φιλοξενία και έκθεση εκθεμάτων ή αντικειμένων ή προβολή παραστάσεων που θίγουν τα χρηστά ήθη ή δεν συνάδουν με το ύφος του ΙΕ. Το περιεχόμενο των παρουσιάσεων του εκάστοτε συνεδρίου / εκδήλωσης/ σεμιναρίου, καθώς και η φυσιογνωμία τυχόν χορηγών, θα πρέπει να συνάδει με το κύρος, τον χαρακτήρα και την παράδοση του ΙΕ. Δεν επιτρέπεται η προβολή με θετικό τρόπο, οιωνδήποτε θεμάτων σχετικών με: χρήση όπλων και λοιπή πολεμική θεματολογία, κατανάλωση αλκοόλ, προϊόντων καπνού, πολεμικών παιχνιδιών και πορνογραφικό υλικό. Το ΙΕ διατηρεί το δικαίωμα να αρνηθεί την φιλοξενία και έκθεση εκθεμάτων ή αντικειμένων, ή προβολή παραστάσεων που θίγουν τα χρηστά ήθη ή δεν συνάδουν με το ύφος του ΙΕ.
Απαγορεύεται στον Διοργανωτή η πώληση κάθε είδους αντικειμένου στους χώρους του ΙΕ. Κατ’ εξαίρεση και σε περίπτωση πώλησης οιουδήποτε αντικειμένου εντός των μισθωμένων χώρων, ο Διοργανωτής, κατ’ αποκλειστική δική του ευθύνη, θα πρέπει να τηρεί και να παρέχει όλα τα νόμιμα φορολογικά παραστατικά. Σε περίπτωση μη τήρησης του εν λόγω όρου ο εκάστοτε Διοργανωτής είναι ο μόνος και αποκλειστικός υπεύθυνος έναντι οιουδήποτε και των αρχών, του ΙΕ μη υπέχοντος οιαδήποτε ευθύνη.
Ο εκάστοτε διοργανωτής είναι υπεύθυνος για την γραμματειακή υποστήριξη της εκδήλωσής του, την μεταφορά του συνεδριακού εξοπλισμού του και του υλικού του, την αναζήτηση υπηρεσιών μεταφραστών / διερμηνέων, την χρήση του βεστιαρίου καθώς και για όλους τους συνεργάτες / υπεργολάβους που λαμβάνουν μέρος στην προετοιμασία και υλοποίηση του σεμιναρίου / εκδήλωσης / συνεδρίου.
Καθυστερήσεις στην διάρκεια της Συνεδριακής δραστηριότητας πέραν των προβλεπόμενων δεν επιτρέπεται. Εάν η δραστηριότητα ξεπεράσει το συμφωνηθέν ωράριο, το ΙΕ ζητά από τον Διοργανωτή να εγκαταλείψει την αίθουσα συνεδρίων εντός 20 λεπτών. Σε άλλη περίπτωση το Ίδρυμα επιφυλάσσεται του νομίμου δικαιώματός του.
Το ΙΕ δεν φέρει καμία ευθύνη για οποιαδήποτε φθορά ή ζημία τυχόν προκληθεί στον Διοργανωτή ή σε τρίτο επισκέπτη από γεγονότα προερχόμενα από ανωτέρα βία (ενδεικτικά: σεισμός, πυρκαγιά, τρομοκρατική ενέργεια), όπως επίσης από έκτακτη ή μη, διακοπή των παροχών δημόσιας ωφέλειας (ΔΕΗ, ΕΥΔΑΠ κ.λπ.), τηλεφώνου και παροχής internet, κατά τις ανωτέρω ημερομηνίες. Ειδικά ως προς το ηλεκτρικό ρεύμα, επισημαίνεται ότι το ΙΕ παρέχει γεννήτρια ηλεκτρικού ρεύματος η οποία τίθεται σε λειτουργία με την διακοπή ηλεκτρικού ρεύματος από την ΔΕΗ και για όσο χρόνο διαρκεί η διακοπή ή η ισχύς της γεννήτριας.
Ο Διοργανωτής ευθύνεται σε αποζημίωση τόσο έναντι του ΙΕ όσο και έναντι των τρίτων επισκεπτών ή απασχολούμενων στο ΙΕ εξαιτίας ζημίας που προκλήθηκε από οποιοδήποτε πταίσμα του Διοργανωτή ή των προστηθέντων αυτού. Το ΙΕ έχει δικαίωμα αναγωγής κατά του Διοργανωτή αν αυτό υποχρεωθεί να καταβάλει οποιαδήποτε αποζημίωση για την παραπάνω αιτία.
Η παραχώρηση εκ μέρους του Διοργανωτή σε τρίτους, της χρήσης των χώρων και του συνοδευόμενου αυτών εξοπλισμού, όπως επίσης και η μετατροπή της χρήσης για την οποία γίνεται η συμφωνηθείσα παραχώρηση, απαγορεύονται.
Οι Διοργανωτές υποχρεούνται να διατηρούν κατά τη διάρκεια του σεμιναρίου / εκδήλωσης / συνεδρίου, τους χώρους της παραχωρούμενης αίθουσας και υποδοχής καθαρούς και ευπρεπείς, ευθυνόμενοι σε κάθε περίπτωση για οποιεσδήποτε φθορές, βλάβες και απώλειες που τυχόν προκληθούν, τόσο στους χώρους όσο και στον παραχωρούμενο εξοπλισμό, κατά την διάρκεια του σεμιναρίου / εκδήλωσης / συνεδρίου.
Κατά την λήξη του σεμιναρίου / εκδήλωσης / συνεδρίου, ο Διοργανωτής οφείλει να αποδώσει τη χρήση των χώρων και του εξοπλισμού στο ΙΕ, στην άριστη κατάσταση που αυτός τα παρέλαβε, ευθυνόμενος άλλως για κάθε ζημία του ΙΕ που θα επέρχεται συνεπεία της μη έγκαιρης παράδοσης του συμφωνηθέντα χώρου και εξοπλισμού.
Οι χώροι του ΙΕ είναι προσβάσιμοι και φιλικοί σε ανθρώπους με κινητική αναπηρία. Στους χώρους του ΙΕ υπάρχουν αναβατόρια, εσωτερικά και εξωτερικά του κτηρίου, αμαξίδια και ειδικά διαμορφωμένοι χώροι υγιεινής (Αλυσίδα προσβασιμότητας). Οι σκύλοι-οδηγοί τυφλών είναι ευπρόσδεκτοι.
Απαγορεύεται το κάπνισμα σε όλους τους χώρους του ΙΕ.

Κατασκευές, Εγκαταστάσεις και Μεταφορές

Ο εκάστοτε Διοργανωτής που επιθυμεί να διοργανώσει συνέδριο / εκδήλωση / συνέδριο στους χώρους του Ιδρύματος Ευγενίδου, θα πρέπει να υποβάλει προς έγκριση στο Ίδρυμα, το σχέδιο διαμόρφωσης του εκθετηρίου χώρου (σχέδιο εκθετηρίων / περιπτέρων / εκθεμάτων).
Ο εκάστοτε Διοργανωτής είναι υπεύθυνος για τις μεταφορές, συναρμολογήσεις / αποσυναρμολογήσεις εκθεσιακού υλικού, εγκαταστάσεις και απεγκαταστάσεις των περιπτέρων, πάσης φύσεως εκθεσιακών υποδομών και λοιπού εξοπλισμού στο πλαίσιο του σεμιναρίου / εκδήλωσης / συνεδρίου.
Απαγορεύεται η επικόλληση ή/και κρέμασμα στους τοίχους, εσωτερικώς και εξωτερικώς του κτιρίου καθώς και στα ταβάνια / οροφές αυτού, οιουδήποτε αντικειμένου. Για τους εσωτερικούς χώρους κατασκευάζονται από τον διοργανωτή ειδικές αυτοστήρικτες υποδομές. Τα εκθετήρια που συνοδεύουν κάποιο σεμινάριο / εκδήλωση / συνέδριο, θα πρέπει να είναι ελαφριάς κατασκευής, έως 2,60 μέτρα ύψος, να μην δημιουργούν καταστροφές ή φθορές καθώς και να μην εμποδίζουν την ελεύθερη πρόσβαση και κυκλοφορία του κοινού στους χώρους του Ιδρύματος. Επίσης δεν επιτρέπονται οι ξυλουργικές, συγκολλητικές και λοιπές εργοταξιακές εργασίες εντός του Ιδρύματος.
Δεν επιτρέπεται η κάλυψη καθ’ οιονδήποτε τρόπο των προσβάσεων, εισόδου και εξόδου (πόρτες, ανελκυστήρες, κλιμακοστάσια), στο σύνολο των χώρων του ΙΕ.
Όλες οι εργασίες διακόσμησης και διευθέτησης των εκθετηρίων χώρων θα πρέπει να έχουν τελειώσει δύο (2) ώρες πριν την έναρξη της έκθεσης. Η χρήση των χώρων αυτών θα γίνεται από τον διοργανωτή με την τήρηση των υγειονομικών, αστυνομικών και δημοτικών διατάξεων και υποχρεωτικώς με τέτοιο τρόπο, ώστε να μη θίγεται η ασφάλεια και η εμφάνισή τους καθώς και η ησυχία, η εργασία, η ασφάλεια και τα χρηστά ήθη των όμορων ιδιοκτητών, και των εργαζομένων και επισκεπτών του ΙΕ.
Στους εξωτερικούς χώρους του ΙΕ δεν επιτρέπεται η κατασκευή ή η τοποθέτηση προωθητικών-διαφημιστικών υλικών.
Επιτρέπεται με ευθύνη του Διοργανωτή η μεταφορά στους χώρους του ΙΕ, αντικειμένων εξοπλισμού προκειμένου να χρησιμοποιηθούν για την χρηστική (λειτουργική) ή/και εκθεσιακή ανάγκη του. Στην περίπτωση αυτή το ΙΕ δεν φέρει καμία ευθύνη απώλειας, φθοράς ή κακής λειτουργίας των ανωτέρω αντικειμένων. Την πλήρη ευθύνη για την νόμιμη και ασφαλή μεταφορά, φύλαξη, χρήση και επιστροφή τους, φέρει αποκλειστικά ο Διοργανωτής.
Δεν επιτρέπεται η προσθήκη ηλεκτρικής εγκατάστασης από τρίτους στους χώρους του ΙΕ. Υπεύθυνοι για την τεχνική κάλυψη που παρέχεται στους συνεδριακούς χώρους του Ιδρύματος είναι μόνον το τεχνικό προσωπικό του ΙΕ.
Απαγορεύεται η χρήση εύφλεκτων υλικών ή συναφών ειδών (π.χ. χρήση διακοσμητικών κεριών) λόγω κινδύνου πρόκλησης πυρκαγιάς.

Τροφοδοσία- catering

Η επιλογή προμηθευτή τροφοδοσίας, catering, είναι ελεύθερη από τον εκάστοτε Διοργανωτή.
Όλως ιδιαιτέρως, απαγορεύεται η χρήση οποιουδήποτε άλλου χώρου πλην της κουζίνας (1^ος όροφος) για την προετοιμασία ή/και αποθήκευση φαγητών/ποτών. Παρασκευή φαγητού δεν είναι δυνατή σε χώρους του ΙΕ. Είναι, όμως, δυνατή η προθέρμανση έτοιμου φαγητού στην κουζίνα (1ος όροφος), ή η χρήση απλών θερμοθαλάμων. Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η χρήση φιαλών υγραερίου ή άλλου θερμαντικού σώματος πλην των προαναφερθέντων, ή ειδικών κηρίων θέρμανσης (ρεσώ).
Απαγορεύεται η χρήση εύφλεκτων υλικών ή συναφών ειδών (π.χ. χρήση διακοσμητικών κεριών) λόγω κινδύνου πρόκλησης πυρκαγιάς.
Η αποθήκευση και η εστίαση γίνονται με ευθύνη του Διοργανωτή, με την προϋπόθεση ότι τηρούνται όλες οι υγειονομικές και λοιπές σχετικές διατάξεις, η δε μεταφορά των τροφίμων γίνεται στο όνομα του διοργανωτή με τη συνοδεία όλων των απαραιτήτων συνοδευτικών εγγράφων. Η χρήση των χώρων αυτών θα γίνεται από τον Διοργανωτή με την τήρηση των υγειονομικών, αστυνομικών και δημοτικών διατάξεων και υποχρεωτικώς με τέτοιο τρόπο, ώστε να μη θίγεται η ασφάλεια και η εμφάνισή τους καθώς και η ησυχία, η εργασία, η ασφάλεια και τα χρηστά ήθη των όμορων ιδιοκτητών και των εργαζομένων και επισκεπτών του ΙΕ.
Η κατανάλωση ποτού /αναψυκτικών/ καφέ και φαγητού επιτρέπεται μόνον στους ρητά συμφωνηθέντες χώρους του ΙΕ. Δεν επιτρέπεται η κατανάλωση ποτού /αναψυκτικών/ καφέ και φαγητού στις αίθουσες και χώρους όπου πραγματοποιείται το σεμινάριο / εκδήλωση / συνέδριο.
Την ευθύνη της συγκέντρωσης και αποκομιδής των απορριμμάτων που αφορούν στις υπηρεσίες τροφοδοσίας του εκάστοτε συνεδρίου φέρει ο διοργανωτής. Τον χώρο συγκέντρωσης τον υποδεικνύει ο εκάστοτε υπεύθυνος βάρδιας καθαριότητας.

Επικοινωνία – Σήμανση – Χρήση Λογοτύπων

Στους εξωτερικούς χώρους του ΙΕ δεν επιτρέπεται η κατασκευή ή η τοποθέτηση προωθητικών-διαφημιστικών υλικών.
Απαγορεύεται από τον Διοργανωτή οποιαδήποτε χρήση του λογοτύπου του ΙΕ με οποιονδήποτε τρόπο, δίχως την ρητή και πρότερη έγγραφη σύμφωνη γνώμη του ΙΕ. Σε περίπτωση παροχής σύμφωνης γνώμης από το ΙΕ για την χρήση του λογοτύπου του, κατατίθεται στο ΙΕ το υλικό εντός του οποίου θα φέρεται το λογότυπο προς έλεγχο και πριν την οποιαδήποτε χρήση αυτού.
Η χρήση του ονόματος «ΙΔΡΥΜΑ ΕΥΓΕΝΙΔΟΥ» και του Πλανηταρίου για λόγους προβολής, διαφήμισης ή προώθησης του σεμιναρίου/ εκδήλωσης / συνεδρίου δεν επιτρέπεται χωρίς την προηγούμενη σύμφωνη γνώμη του ΙΕ.
Η αναφορά του ΙΕ ως τόπου προσέλευσης στα ενημερωτικά έντυπα / προσκλήσεις των σεμιναρίων / εκδηλώσεων / συνεδρίων είναι η ακόλουθη: Ίδρυμα Ευγενίδου, Λεωφ. Συγγρού 387 Π. Φάληρο 17564. Σε περίπτωση χρήσης του Πλανηταρίου η αναφορά είναι η ακόλουθη: Νέο Ψηφιακό Πλανητάριο του Ιδρύματος Ευγενίδου, Πεντέλης 11, Π. Φάληρο. Για τυχόν διευκρινίσεις, παρακαλούνται οι διοργανωτές να απευθύνονται στο ΙΕ.

Λοιποί Όροι & Προστασία Προσωπικών Δεδομένων

Το ΙΕ, για λόγους ασφαλείας και μόνον, καταγράφει τις εργασίες του συνεδρίου, αλλά δεν τηρείται αρχείο και δεν χορηγούνται αντίγραφα. Μετά το πέρας του συνεδρίου, όλο το υλικό διαγράφεται. Σε περίπτωση χρήσης γραμματείας ομιλητών από εξωτερικό συνεργάτη του Διοργανωτή, το ΙΕ δεν καταγράφει τις εργασίες ή/και τις ομιλίες και ουδεμία ευθύνη φέρει. Το ΙΕ δηλώνει στον διοργανωτή ότι δεν τηρείται σχετικό αρχείο και δεν χορηγούνται αντίγραφα του σχετικού υλικού. Σε περίπτωση χρήσης βιντεοσκόπησης του συνεδρίου με δικά του μέσα, ο Διοργανωτής οφείλει να τηρήσει – προγενέστερα του συνεδρίου – όλες τις διαδικασίες αδειών, ενημέρωσης κοινού κ.λπ. του ΙΕ μη έχοντος οποιαδήποτε ευθύνη.
Το ΙΕ διαθέτει κλειστό κύκλωμα καμερών ασφαλείας για λόγους ασφαλείας και μόνον, δίχως να τηρείται αρχείο και δίχως να χορηγούνται αντίγραφα.
Το ΙΕ διατηρεί την πλήρη κυριότητα όλων των εγγράφων, κινητών και ακινήτων που έχει παραχωρήσει στον διοργανωτή και υποχρεούται να επιστρέψει άμεσα όλα τα ανωτέρω είτε με τη λήξη ή καταγγελία της σύμβασης που από κοινού έχουν υπογράψει μεταξύ τους είτε οποτεδήποτε μετά από αίτηση του ΙΕ.
Το καθήκον εχεμύθειας για αμφότερα τα μέρη διατηρείται και μετά τη λήξη ή καταγγελία της σύμβασης, που έχουν από κοινού υπογράψει το ΙΕ και ο Διοργανωτής, για όσο χρόνο τα σχετικά στοιχεία παραμένουν εμπιστευτικά και μη κοινοποιήσιμα.
Τόσο το ΙΕ όσο και ο Διοργανωτής αναλαμβάνουν να τηρούν τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την Νομοθεσία (Εθνική και Ευρωπαϊκή/Κοινοτική) περί προστασίας του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα καθώς και όλες τις αποφάσεις και οδηγίες της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Σε περίπτωση χρήσης γραμματείας ομιλητών από εξωτερικό συνεργάτη του Διοργανωτή, το ΙΕ δεν καταγράφει τις εργασίες ή/και τις ομιλίες αυτές και ουδεμία ευθύνη φέρει.
Σε περίπτωση χρήσης βιντεοσκόπησης της εκδήλωσης με δικά του μέσα, ο Διοργανωτής οφείλει να τηρήσει -προγενέστερα της εκδήλωσης- όλες τις διαδικασίες αδειών, ενημέρωσης κοινού κ.λπ., του ΙΕ μη έχοντος οιαδήποτε ευθύνη. Το ΙΕ δηλώνει στον Διοργανωτή ότι δεν τηρείται σχετικό αρχείο και δεν χορηγούνται αντίγραφα του σχετικού υλικού. Το ΙΕ ενημερώνει τον Διοργανωτή ότι στο Αμφιθέατρο στις θέσεις 1 έως 4 στην σειρά Β και στις θέσεις 1 έως 4 στην σειρά Γ υπάρχει σήμανση περί μη βιντεοσκόπησης των συγκεκριμένων θέσεων. Ο Διοργανωτής, σε περίπτωση βιντεοσκόπησης της εκδήλωσης, με δική του ευθύνη και προς συμμόρφωση με την νομοθεσία περί προσωπικών δεδομένων, οφείλει να μην βιντεοσκοπεί τις συγκεκριμένες θέσεις, του ΙΕ μη έχοντος οιαδήποτε ευθύνη σε περίπτωση βιντεοσκόπησης.